Такі різні секретарі

Якості, необхідні гарному секретареві: інтелект, гнучкість, комунікабельність, відсутність зайвих амбіцій, уміння швидко приймати рішення, планувати робочий день і т.д. «Великі секретарі», на думку Д. Майстера, мають наступні якості:

• пишаються своєю роботою, демонструючи особисту прихильність якості;

• домагаються більшої відповідальності;

• ініціативні, не чекають, поки їм скажуть, що робити;

• працюють стільки, скільки потрібно, «не поглядаючи на годинник»;

• є командними гравцями;

• прагнуть вивчити бізнес і ті ролі, які відіграють ті, кому вони служать;

• залучені в справи фірми, не «застрягаючи» у своїй ролі;

• ураховують потреби тих, кому служать;

• розуміють тих, кому служать;

• спостережливі, чесні та лояльні;

• критику сприймають конструктивно;

• піклуються.

У нас посаду секретаря традиційно займають представниці слабкої статі. Вважається, що секретар - візитна картка фірми. Багато керівників розуміють це буквально та замість професіонала беруть жінку з презентабельною зовнішністю.

Є декілька типів секретарів, яких варто побоюватися: вони здатні розвалити справи боса, зіпсувати його відносини з оточенням, завдати серйозної шкоди його кар'єрі та репутації:

• «Ідеал». Кожен чоловік мріє бачити поруч з собою жінку, яка вважає його найрозумнішим, дивиться на нього з повагою та замилуванням, допомагає у всьому і ніколи не заперечує. При цьому гарно виглядає, рабськи віддана та по-материнському турботлива. Таке сполучення вкрай рідко зустрічається в природі, частіше це роль, яка виконується свідомо. Наприклад, з метою отримати шефа в чоловіки за будь-яку ціну (розвал родини, «підмочена» репутація). Як тільки ціль досягнута, може відбутися «чарівне перетворення»: всі чудові якості миттєво зникнуть, а разом з ними й мрії колишнього боса (тепер чоловіка) про ідеальну жінку.

• «Амбіційний прагматик». Якщо ваш секретар соромиться називати себе секретарем, віддаючи перевагу кращим назвам «офіс-менеджер» або «помічник керівника», навряд чи варто розраховувати на довгострокове співробітництво з ним. Ця посада для нього - перший щабель на кар'єрних сходах, і працювати він буде, швидше за все, не в інтересах шефа, а своїх власних.

• «Маніпулятор». Ще один тип марнолюбних секретарок. Для задоволення амбіцій їм досить усвідомлення своєї влади в ролі наближеної до першої особи. На перший погляд, така секретарка просто скарб - віддана та незамінна. Одне погано - схильна до маніпуляцій. Користуючись близькістю до керівника та різноманітною інформацією, вона поступово починає маніпулювати й босом, і співробітниками, стаючи «сірим кардиналом».

• «Принцеса на горошині». У таких секретарів не робота, а «суцільні проблеми». І проблеми шефа вона приймає так близько до серця, що постійно перебуває на грані між здоров'ям і хворобою. Тому її не можна навантажувати роботою. Як правило, такі секретарі відрізняються професійною некомпетентністю та частіше створюють проблеми, ніж вирішують їх.

• «Леді». Мати секретаря з вищою освітою і гарним «родоводом» - приємно та престижно. Однак такі жінки вважають себе жертвами обставин і змушують шефа почувати себе постійно винним: він змушений думати не про те, що їй доручити, а як не скривдити її.

Багато керівників солідних компаній воліють на посаду секретаря брати жінок не молодших за 27 років, без кар'єрних і особистих амбіцій: вона вже сформувалася як особистість, у неї є родина, дитина, вона з повагою ставиться до свого боса та діє лише в його інтересах.

У книзі, що розповідає про діяльність компанії «Макінзі», йдеться про те, що гарний секретар (асистент, референт) - це половина команди. Більше того, зазначається, що «Макінзі», як будь-яка велика організація, швидко б розвалилася, якби не потужний кістяк секретарів, які виконують безліч адміністративних справ...».

Багато авторитетних західних фахівців з організації бізнесу вказують на необхідність приділяти особливу увагу діловим і людським якостям секретаря: «Вона (секретар) необхідна для успіху всіх твоїх ділових планів і може знищити тебе швидше за твоїх конкурентів або федеральні закони, якщо в неї з'явиться таке бажання. Зроби її щасливою... Природно, всі романтичні захоплення з нею є суворим табу».

За матеріалами http://www.elitarium.ru/