Далекі люди: 11 способів зберігати зв’язок із віддаленою командою

Любити колег легко – і це почуття часто тільки міцнішає з кілометрами, які вас розділяють. Віддалений формат зайнятості стає дедалі популярнішим, навіть у тих професіях, для яких раніше уявити це було неможливо (оператор екскаватора, наприклад, може керувати технікою з іншого материка). Як залишатися на зв’язку, коли фізично працюєш в іншому місці (або навіть місті, країні, частині світу)?

Узгодьте правила

Коли працюєш в одному офісі, корективи в спільну роботу можна вносити на льоту – наприклад, просто повернутися та жбурнути в колегу паперовим літачком із власним баченням пріоритетів проєкту. Якщо команда працює віддалено, або коли деякі члени команди фрілансери, оперативно помітити неузгодженість складніше. Тому умовам співпраці варто приділити особливу увагу.

Узгодити, як саме встановлюються завдання, в які терміни виконуються, як вносяться виправлення, контролюються результати тощо. Корисно домовитися, коли і як віддалений колега має виходити на зв’язок, щоб інша частина команди не перетворювалася на Інтерпол, а виконавець переживав за виконання завдання.

Використовуйте зручні технології

Наразі є безліч інструментів, які дозволяють працювати віддалено не менш продуктивно, ніж разом. Це і спільні календарі, і таск-менеджери, і нотатники, і дошки для контролю стадії виконання завдань і, звичайно, чати. Домовтеся, які саме технології вам необхідні для роботи, зокрема – якими месенджерами зручно користуватися, щоб не губити важливі повідомлення.

Будьте відповідальними

Це не менш, а можливо і більш важливо, ніж при роботі в спільному просторі. Якщо спізнився при класичному форматі роботи – можна оперативно перепросити, домовитися. Якщо люди не можуть довіряти одне одному на відстані – працювати стає стресово з погляду результату. Клієнти, яких підводять, зазвичай воліють просто припинити таку співпрацю.

Зустрічайтеся

Хоча б іноді – раз на місяць, рік чи декаду, але це дуже корисно – бачитися віч-на-віч із тими, з ким працюєш. Як альтернативу можна використовувати онлайн-зустрічі – наприклад, деякі віддалені команди мають традицію віртуальних брейків, коли люди збираються за своїми комп’ютерами за кавою і діляться новинами, робочими та не й дуже. Такі мітинги можуть проводитися регулярно, наприклад, щотижня, за анонсованою заздалегідь темою.

Теревеньте

Потреба ділитися останніми новинами, плітками, жартами закладена в ДНК людини, і несправедливо позбавляти її розкоші людського спілкування. Наприклад, автори книги «Remote», відомі прибічники віддаленого формату роботи, пропонують перенести функцію «офісного кулера» (класична точка збору колег) у чат. Створити для цього окрему, неробочу групу або канал, куди дозволяється кидати мемасики, фотографії власного хендмейду та враження від останньої серії улюбленого серіалу. Колеги, в яких алергія на все несерйозне, можуть просто не долучатися.

Запрошуйте одне одного в гості

Якщо частина команди працює стаціонарно – не відкидайте запрошення прийти на тренінг, робочу зустріч, корпоратив, ранкову каву чи охололу вечірню піцу. Коли знаєш особисто людей, розумієш їхню культуру – працювати простіше.

Запрошуйте і до себе в гості. Принаймні віртуально – як робить, наприклад, компанія Help Scout: учасники віддаленої команди проводять онлайн-екскурсії власною домівкою, вона ж – офіс.

Кооперуйтеся поза роботою

Окрім власне роботи, колеги можуть знайти безліч можливостей продуктивно провести час разом – наприклад, сходити на мітап або записатися на один онлайн-курс. Є багато способів влаштувати тімбілдінг, не встаючи з улюбленого крісла – наприклад, онлайн-ігри, в які можна грати командою: і весело, і згуртувує колектив. Хоча тренування на свіжому повітрі, звісно кращі. Наприклад, пробіглися вранці по набережній – і розбіглися, хто додому, хто в коворкінг, а хто в крамницю.

Звіряйте годинники

Оскільки при віддаленій роботі немає щоденного спілкування, варто час від часу звірятися, чи в одному напрямку ви йдете? У компанії недосконалість системи комунікацій компенсує особисте спілкування: якщо про додатковий вихідний забув попередити HR-відділ, про це обов’язково розкаже колега. При віддаленій роботі такої можливості немає, частина інформації зникає, якщо регулярно не оновлювати домовленості, бажані цілі та пріоритети.

Нагадуйте

Якщо команда повністю або частково працює віддалено, історія проєкту, завдання, комунікації часто втрачається, оскільки хтось іде, приєднуються нові люди, щось забувається тощо. Тому варто робити все від себе залежне, щоб люди, з якими працюєш, завжди знали передумови, контекст ситуації. Тому листи, повідомлення, документи варто зберігати, щоб потім надіслати колезі й освіжити власну пам’ять.

Уточнюйте

Щоб віддалена комунікація була ефективною, варто без сорому уточнювати все, що ви могли не зрозуміти – це краще, ніж зробити все неправильно. Варто перепитувати, чи правильно ви зрозуміли завдання, підбивати підсумки, регулярно ділитися резюме своїх результатів, проблем та знахідок.

Коли спілкування віддалене, втрачаються дуже важливі елементи: емоції, тон, тембр. Тому легко втратити частину важливої інформації, не врахувати терміновість завдання, адже букви в чаті не передають знервованість.

Поважайте чужий час

Фахівець, який працює віддалено, – господар свого часу. Проте якщо люди, з якими працюєш, мають усталений графік – це варто поважати. «Вільна пташка» самостійно планує день і може встати після обіду, а виконувати роботу розпочати вже тоді, коли виснажені офісні працівники плентаються додому в тролейбусах, мріють про тишу та диван. Для вирішення планових питань варто використовувати межі робочого часу, комфортні для всіх учасників процесу.

thepoint.rabota.ua

За матеріалами hitjob.com.ua