П’ять помилок в адаптації працівників: на що звернути увагу

Коли менеджер з персоналу пропонує впровадити в компанію такий HR-процес як адаптація нових співробітників або ж актуалізувати існуючий, багато роботодавців скептично ставляться до такої ініціативи.
Як аргументувати необхідність адаптації співробітників у компанії, грамотного підходу до цього процесу? Один з аргументів – прорахунок вартості некоректної адаптації або її відсутності на прикладі одного співробітника.
Припустимо, ми взяли на роботу менеджера з продажу. Він намагається самостійно вникнути в роботу, вивчити продукт. Через місяць новий співробітник «раптово» приймає рішення про звільнення.
Давайте проаналізуємо ті витрати, які несе компанія в даній ситуації:
1. Прямі витрати. Сюди входить вартість оголошень про вакансії на job-сайтах, в друкованих виданнях, робота рекрутингових агентств тощо.
2. Витрати відділу персоналу. У цьому випадку множимо вартість однієї години роботи співробітника відділу персоналу на сумарний час, витрачений ним на написання, розміщення оголошення про вакансії, роботу з резюме кандидатів, проведення телефонних інтерв'ю, розміщення вакансій, збір рекомендацій, написання звіту про кандидата.
3. Вартість робочого часу замовника (наприклад, керівника відділу) на підготовку і проведення вторинної співбесіди з кандидатом. Наприклад, 3 години х (25 000 : 160) = 468 грн (це тільки на одного кандидата).
4. Втрачені можливості. Прораховуємо приблизну вартість втрат, наприклад, в продажах. Економісти говорять про те, що новий співробітник не приносить прибутку компанії як мінімум перші три місяці роботи. Також прораховуємо втрати, які несе компанія в період, коли «пустує» робоче місце.
5. Заробітна плата нового співробітника за даний період плюс витрати на його навчання (робочий час наставника, welcome-тренінг, тренінг по продукту тощо).
Підсумуйте отримані суми, значна цифра вийшла в результаті, чи не так?
Ось помилки, які часто допускають у процесі адаптації співробітників.
Помилка 1. За процес адаптації відповідає тільки відділ персоналу або керівник нового співробітника
Рішення: у процесі адаптації беруть участь відділ персоналу, лінійний керівник, наставник. Розподіліть зони відповідальності в наступному порядку:
- HR-фахівець виступає як експерт і методист. Його завдання – презентувати процес, порекомендувати форму і описати процес;
- лінійний керівник визначає посадові обов'язки нового співробітника, визначає його наставника, складає перелік завдань і знайомить з адаптаційним листом, відстежує проміжні результати, виконання завдань, приймає рішення про проходження випробувального терміну;
- наставник відповідає за підготовку робочого місця, вітає з початком роботи в компанії, знайомить з колективом, функціями підрозділів, навчає в процесі роботи, надає зворотний зв'язок.
У компаніях, які працюють в основному з молодими фахівцями, використовують особливу форму наставництва – бадінг. Наприклад, в компанії Ikea за кожним новим співробітником закріплюється баді, який допомагає вирішувати всі неформальні питання, знайомить новачка з корпоративною культурою, розповідає, де можна пообідати, як замовити перепустку тощо.
Часто всі ці функції передають лінійному керівнику, у якого і без цього багато обов'язків. Як результат, отримуємо формальну адаптацію, «для галочки».
Помилка 2. Неправильна постановка завдань на час випробувального терміну
Багато хто знає техніку постановки задач по SMART. Але мало хто використовує її на практиці. Часто можна побачити, як новим співробітникам ставлять завдання, виходячи з досвіду роботи співробітників з великим стажем роботи на даній посаді.
Рішення: при постановці завдань новим співробітникам домагайтеся, щоб кожна задача була конкретною, вимірною, досяжною, актуальною і обмеженою за часом.
Помилка 3. Неправильно здійснюється контроль
Не дотримується правило: чим нижче рівень розвитку компетенцій, тим більше контрольних точок необхідно робити в виконанні завдань цим співробітником. І навпаки, чим вища кваліфікація, тим менше зовнішнього втручання в свою роботу вимагає співробітник.
Рішення: складіть таймінг стажування новому співробітнику, якому потрібен частий контроль. Так ви зможете швидко поміняти вектор, якщо побачите, що співробітник у вирішенні завдання йде не в тому напрямку. Покажіть йому контрольні точки як можливість зворотного зв'язку від керівника і як можливість швидкого розвитку його компетенцій.
Співробітникові високої кваліфікації дайте більше можливості проявити свою самостійність і показати професіоналізм.
Помилка 4. Випробувальний термін ототожнюють з адаптаційним періодом
За трудовим законодавством України випробувальний термін не може перевищувати 3 місяці, для окремих випадків – 6 місяців. Період адаптації, як правило, більш тривалий процес. Для молодшої ланки – це 8 тижнів, для середньої – 20 і для топ-менеджменту понад 26 тижнів.
Рішення: якщо співробітника беруть на роботу з випробувальним терміном, включіть цей період у програму адаптації, але не формуйте його під дату закінчення випробувального терміну.
Помилка 5. Зайвий офіціоз
Новий співробітник відчуває себе черговим «гвинтиком» в структурі вашої компанії, від цього йому психологічно некомфортно. Великий обсяг нової інформації, новий функціонал, нові колеги. Людина не відчуває своєї цінності.
Рішення: дозуйте обсяг інформації, покажіть новому співробітнику цінність його посади у вашій компанії. Зверніть увагу на його сильні якості, покажіть, як вони важливі в роботі саме на цій посаді. Переконайтеся, що йому комфортно, що у нього є все необхідне для роботи. Створюйте дружню атмосферу в команді.
Процес адаптації починається ще при складанні оголошення про вакансію. Уже на цьому етапі ви показуєте потенційному кандидату цінності компанії, її корпоративну культуру. Адже по суті адаптація – це прийняття співробітником норм, правил, цінностей компанії. Процес адаптації закінчується тоді, коли співробітник відчуває себе частиною компанії, приносить користь, виконуючи поставлені завдання.
Зміна роботи – це завжди стрес для людини. Завдання відділу персоналу, лінійного керівника, наставника – зробити цей процес більш комфортним.
https://hrliga.com/