Приймаємо справи правильно

Передача справ - дуже важливий момент при звільненні співробітника. На жаль, мало хто з роботодавців приділяє йому достатньо уваги.

У цій статті ми поговоримо саме про приймання справ у співробітника, який звільняється, тому що при грамотному підході ви зможете в значній мірі підвищити свою ефективність і успішність входження в посаду в найкоротший термін.

Уявляєте, замість того, щоб відразу ж почати виконання своїх обов'язків в повній мірі, новачкові доводиться займатися відновленням втраченої при звільненні колишнього співробітника інформації, паралельно приймаючи оперативні рішення, володіючи лише формальною стороною питання та не знаючи нюансів. Цьому співробітникові не позаздриш...

Щоб застрахувати себе від подібної ситуації, при прийманні справ у вашого попередника необхідно звернути особливу увагу на наступні моменти.

1. Не жалкуйте часу.

Передачі справ потрібно присвятити не одну годину та навіть не один день. У дійсності, чим більш відповідальною буде посада, тим більше часу знадобиться на опанування всіх її аспектів.

Не зневажайте докладним розпитуванням і вивченням документів навіть у тому випадку, якщо ви переходите на іншу посаду в межах колишнього підприємства й вам здається, що вже у цій роботі ви точно розберетеся. Однак, чим більше часу ви витратите на передачу справ і спілкування з вашим попередником, тим більше шансів у подальшому уникнути різних проблем. У процесі передачі справ необхідно змоделювати якнайбільше можливих ситуацій і їхніх рішень.

2. Можливість консультування.

Необхідно домовитися також і про можливість одержання консультації в колишнього співробітника якщо виникне потреба. Найкраще зробити це в присутності майбутнього керівника - по-перше, заслужите репутацію відповідального співробітника, який вміє оцінити можливі перспективи, по-друге, керівник, можливо, зможе вплинути на співробітника, який звільнився, у випадку його відмови допомагати вам.

3. Паралельна робота.

Ідеальний варіант, коли є можливість попрацювати якийсь час у тандемі «звільнений – спадкоємець».

4. Незалежний спостерігач.

Присутність при передачі справ третьої особи дозволить більш об'єктивно оцінити якість переданої інформації, а у випадку, якщо новий співробітник вирішить звільнитися після випробного терміну, незалежний спостерігач зможе увести в суть справи наступного претендента.

5. Провокації.

Пам’ятайте, що, можливо, ваш попередник залишає своє місце не за своєю ініціативою, а тому не відчуває до вас особливо теплих почуттів. Трапляється, що співробітник, який звільняється, може спробувати конфліктувати з вами з різних причин. У таких випадках людина, яка звільняється, різним чином намагається скоротити час спілкування з вами, провокуючи фразами, типу: «Що мені тобі розповідати, ти й сам повинен це знати!» Не піддавайтеся на подібні провокації. Не конфліктуйте, намагайтеся жорстко наполягти на своєму праві довідатися більше про майбутню роботу. Повірте, ваш професіоналізм саме й проявляється в тому, наскільки ретельно ви здійсните приймання справ. Тому варіант: «Так, я володію цим питанням. Проте, давайте зупинимося на ньому більш докладно, тому що в будь-якій організації можуть бути свої нюанси та важливо їх обговорити відразу, чим потім консультуватися з вами та відволікати від виконання обов'язків на новому місці роботи. Розпочнемо?» буде доречним.

І поінформуйте майбутнього керівника про поведінку вашого попередника.

6. Мінімум інформації.

Виникають ситуації, що співробітник, який залишає компанію, не бажає ділитися з вами результатами своєї роботи та вважає своїм обов'язком залишити спадкоємцеві якнайменше інформації. Це стосується не тільки документів на паперових носіях, але й інформації в електронному виді. Тому намагайтеся одержати не лише саму документацію щодо вашої ділянки роботи, але й всі контактні дані партнерів, клієнтів, замовників.

7. Суворий перелік обов'язків.

Неодмінно зверніть увагу на одну обставину: при прийманні справ вам можуть «приписати» якісь додаткові обов'язки, які з радістю ваші майбутні колеги захочуть зіпхнути на новачка. Або вашому попередникові доводилося виконувати обов'язки, не прописані в переліку посадових, які тепер автоматично доведеться виконувати вам, однак при прийманні на роботу вони не обговорювалися. Щоб виключити подібні випадки, ретельно обговорюйте з майбутніми роботодавцями всі свої обов'язки. І починати робити це необхідно ще на стадії обговорення умов роботи на заключній співбесіді, а продовжити - під час приймання справ. У кожному разі невизначеності в обов'язках і нюансах роботи бути не повинне.

Отже, ще раз акцентуємо увагу на основних аспектах процесу передачі справ:

1. Передача справ виконується в письмовому вигляді. Дуже докладно описується кожна позиція з детальним переліком поточних питань, включаючи перелік файлів у комп'ютері із зазначенням їхніх директорій.

2. Крім письмової передачі необхідні усні коментарі. Бажано в присутності третього співробітника.

3. Домовитися про можливість одержання консультації у попередника з проблемних питань бажано в присутності майбутнього керівника.

4. Не піддаватися на можливі провокації та форсування в передачі справ з боку попередника.

5. Після приймання справ і вступу в нову посаду не поспішайте запроваджувати в життя всі ваші ідеї й впроваджувати нововведення: спершу необхідно поспілкуватися з керівництвом, колегами, підлеглими та намагатися скласти максимально точну картину ситуації в компанії. І тільки проаналізувавши всю наявну інформацію можна переходити до активної реалізації ваших ідей.

Будьте обачними, грамотно побудуйте процес передачі справ, не кваптеся з організаційними змінами - і ваш вступ на посаду можна буде вважати успішним