Адаптація персоналу: Що? Де? Коли?

Часто керівники задають питання в HR відділ: "Навіщо ви взяли для мене цю людину? Вона не може влитися в колектив. Звільняти її чи що?"
Є сотні інтерпретацій даного питання, проте багатьом сенс здасться знайомим.
Так що ж робити? Чому у керівників виникають такі питання?
Давайте розбиратися разом.
Отже, перш за все давайте визначимося з термінологією. Адаптація, що це таке?
Психологічна адаптація - це процес психологічної включеності особистості в системи соціальних, соціально-психологічних і соціо-культурних аспектів життєвого циклу компанії.
Біологічна адаптація - процес фізичного, психофізіологічного і соціального пристосування до середовища
Кібернетична адаптація - процес накопичення інформації в системі.
Виходячи з даних термінів легко можна зробити висновок, що адаптація – це низка внутрішніх процесів змін, які дозволяють новому організму почати взаємодіяти з системою з максимальною продуктивністю. А для цього необхідно і включення особистості в систему життєвого циклу компанії, і процес пристосування до нового середовища, і процес накопичення інформації в системі.
Щоб просто описати процес адаптації, уявіть собі банку солоних огірків - це компанія, яка працює на ринку. Новачок - це звичайний, свіжий огірок, поміщаючи його в банку з огірками, рано чи пізно, він теж стане солоним. Але ж в наших інтересах те, щоб солоним він став якомога швидше, правда? А чи зможе він це зробити сам по собі? Відповідь очевидна, не зможе.
Тут дуже важливо усвідомлювати ось у чому, у будь-якого процесу є свій господар, навіть тоді, коли вам здається, що його нема. Особливо тоді! І якщо ви, як керівник, що не керуєте адаптацією свого підлеглого, то, повірте, це зробить хтось інший. Тільки тоді не дивуйтеся, що ви очікуєте побачити солоний огірок, а отримаєте... баклажан. Звідси висновок № 1: Якщо ви хочете отримати ефективного співробітника - керуйте його адаптацією самостійно. Тому що:
Єдиний стандарт адаптації забезпечує:
- Формування лояльного ставлення новачка до компанії
- Прискорення процесу встановлення продуктивних взаємин із співробітниками
- Прискорення процесу входу в посаду новачка і виведення його на необхідний рівень продуктивності
- Зниження рівня дискомфорту від перших днів роботи
- Зниження ризику виникнення ненавмисних помилок у зв'язку з входженням в посаду
- І, як наслідок, економить гроші компанії
Тепер, коли ми з вами домовилися, що адаптацією необхідно управляти, варто розібратися, а з чого ж складається адаптація? Яку інформацію має отримати новачок в результаті успішно проведеної адаптації?
Існує 3 ключових параметра адаптації:
- Організаційний
- Професійний
- Культурний
Давайте розберемося детальніше, що включає в себе кожен з параметрів:
Організаційний параметр:
- Інформація про організацію (історія, продукт, конкуренти, перспективи)
- Повноваження, зони відповідальності (хто за що відповідає, чиї зони відповідальності перетинаються, посадові інструкції, стандарти посад)
- Система винагороди, можливості кар'єрного росту (життєвий цикл працівника в компанії)
- Документовані стандарти роботи (обов'язково показати, де вони знаходяться)
- Ієрархія підпорядкування, горизонтальні зв'язки (через розгляд організаційної структури)
Професійний параметр:
- Визначення змісту роботи (яким має бути результат діяльності та KPI, який механізм оцінки, хто і як буде оцінювати)
- З'ясування послідовності основних технологічних процесів (маються на увазі стандартизовані процеси, наприклад процес заправки автомобіля, відвідування клієнта контролером тощо)
- З'ясування особливостей експлуатації обладнання (через навчання новачка, демонстрацію роботи техніки)
- Надання новому співробітнику робочого місця (банально, але: стіл, стілець, канцелярія, комп'ютер - це все маленький шматочок власної території, так необхідної новачкові)
- Визначення вимог планування та звітності (як і коли ми плануємо, як ставимо до відома про плани керівника (планерка, електронний лист тощо), як і коли звітуємо за проведену роботу)
Культурний параметр:
- Призначення і цілі організації, її «обличчя» (вища якість, лідерство у своїй галузі, дух новаторства)
- Старшинство і влада (повноваження, властиві посади або особі, повага старшинства і влади - дистанція влади)
- Значення різних керівних посад і функцій (повноваження відділу кадрів, важливість постів різних віце-президентів, ролі різних відділів)
- Поводження з людьми (турбота про людей і їх потреби, повага до індивідуальних прав, навчання і можливості підвищення кваліфікації, справедлива оплата, мотивація)
- Реальні критерії вибору на керівні та контролюючі посади (що заохочується керівництвом, через які критерії можливо забезпечити зростання)
- Організація роботи і дисципліна (час приходу і відходу, преміювання та депреміювання, «правила гри» компанії)
- Ступеня прийняття працівниками ризику венчурний, або, наборот, стабільність, прагнення уникнути невизначеності, право на помилку)
- Стиль керівництва та управління (авторитарний, консультативний або стиль співробітництва, делегування, використання комітетів і цільових груп, соціальне партнерство)
- Процеси прийняття рішень (хто приймає рішення, з ким проводяться консультації у планових та позапланових (критичних) ситуаціях.)
- Поширення та обмін інформацією (як поінформовані співробітники, наявність подвійних стандартів)
- Характер контактів (перевагу особистим або письмовим контактам, можливість контактів з вищим керівництвом)
- Характер соціалізації (індивідуалізм - колективізм, хто з ким спілкується під час і після роботи, особливі умови, такі як окрема їдальня тощо, чи прийнято групами обговорювати робочі проблеми)
- Шляхи вирішення конфліктів (бажання уникнути конфлікту або йти на компроміс, участь вищого керівництва)
- Системи внутрішнього контролю, точки пріоритетів (про що керівництво часто говорить, звертає увагу, розставляє крапки контролю)
- Оцінка ефективності роботи (таємна або відкрита, ким здійснюється, як використовуються результати)
- Система винагороди (наскільки співробітники її вважають справедливою, відкритою і прозорою)
- Ототожнення з організацією (лояльність і цілісність, дух єдності, задоволення від роботи в організації)
- Мова, сленг, використовуваний членами групи (в основному проявляється в «курилці»)
- Стиль одягу
- Стиль спілкування один з одним
- Типові для організації анекдоти, легенди, міфи і її герої (в основному відображають поведінку, яка цінується)
- Інфраструктура офісу (відкриті простори, ієрархія кабінетів, система «відкритих» дверей)
Погодьтеся, досить значний перелік необхідної для новачка інформації. Але ви повинні віддавати собі звіт, це не означає, що всю цю інформацію ви повинні «заштовхати» в голову новачкові в перший же день. Таким чином ви тільки підірвете його голову, і належного ефекту не отримаєте. Середній період адаптації людини в новій компанії - 6 місяців. Саме за такий період новий співробітник в змозі зрозуміти всі параметри, всі нюанси, дізнатися зони відповідальності відділів і людей, і стати «солоним огірком».
Пам'ятайте, відповідальність лежить на вас, шановні керівники, адже ми у відповіді за тих, кого запросили!