Керування без страху і докору

"Слово - срібло, а мовчання - золото". Ця народна мудрість для бізнесмена трактується наступним чином: менше говорити самому і більше слухати співрозмовника (постачальника, покупця, партнера, кредитора, інспектора і т.п.). І не тільки слухати, а намагатися зрозуміти його точку зору і грунтовність доводів. Тільки зрозумівши і усвідомивши їх, ви озброюєтеся можливістю або доказово спростувати сказане, переконавши співрозмовника в зворотному, або гідно з ним погодитися, не втративши при цьому особи фірми.

Давши співрозмовнику повністю висловитися, не перериваючи його, ви тим самим знімаєте гостроту напруги у взаєминах і отримуєте досить часу на обмірковування почутого, а також пошук гідного компромісного рішення.

Домагайтеся вірного розуміння своїх слів

Люди чують лише те, що розуміють. Мабуть, така суть людського сприйняття. Якщо співрозмовник згідно киває головою, це ще не означає, що він вас правильно зрозумів. Він фактично погоджується з тими думками, які в ньому порушило спілкування з вами. Величезне число помилок, часом найдраматичніших, виникає від цієї маленької (на перший погляд), але дуже суттєвою нестиковки.

Здавалося б, все так ясно і просто, а зрозуміле - «з точністю до навпаки». І не від злого умислу, а по безлічі об'єктивних причин: погано викладено, неуважно вислухано, незнайома термінологія, погане самопочуття, відволікаюча обстановка і т.п. У зв'язку з цим, часто почуто зовсім не те, що хотілося обговорити, і що було висловлено.

Вихід з положення вкрай простий - у міру можливості, перевіряйте чи все зрозумів співрозмовник. Робити це треба так, щоб його не образити, як би перевіряючи свій виклад: так, наприклад, в кінцевому рахунку, вдалося сформулювати, як хотілося. Гідну форму необразливій перевірки завжди можна знайти з урахуванням рівня взаємовідносин з людиною.

Такий же підхід необхідний при діловому спілкуванні з організацією. Там працюють люди з різною освітою, інтелектом і рівнем культури. Підприємець робить велику помилку, якщо безпідставно думає, що співрозмовник має такі ж знаннями і логікою вчинків, що і він.

Щоб уникнути непорозумінь і значних втрат, докладно роз'ясніть працівникам організації, з якою співпрацюєте, настільки очевидні для вас речі, не шкодуючи на це часу, якщо, звичайно, є така необхідність. Витрачені зусилля не пропадуть - ви, заощадите надалі і гроші, і час.

Довіряйте, але перевіряйте

Більшість російських комерсантів твердо переконане, що довіряти не слід нікому. З таким поглядом просто не варто займатися підприємницькою діяльністю, тому що неможливо все зробити одному. Бізнес - це колективне справу, і чим воно значніше, тим більша кількість людей в ньому бере участь. Частина повноважень обов'язково слід передавати довіреним особам. Однак їх необхідно періодично перевіряти. А інших - постійно.

Правда, люди інколи не розуміють сенсу перевірок і тому ображаються. Але найчастіше вони незадоволені тому, що виявляється їх несумлінне ставлення до своїх посадових обов'язків. Однак якщо цього взагалі не робити, то з'являється спокуса працювати з порушеннями технологічного регламенту і встановлених правил. А це вже створює загрозу не тільки економічному становищу компанії, але і життям працюючих у ній людей.

На фірмі повинна діяти чітка система контролю виконавської дисципліни: хто перевіряє, кого, коли, з яких питань, як реєструються результати перевірки і де накопичується документальна інформація. Не випробовуйте незручність при проведенні контролю, навіть якщо перевіряється - ваш родич або друг.

Десять років тому мені довелося провести кілька днів на фірмі «Великий орел» у вільній економічній зоні на півдні Китаю в місті Шенжен. Це було дочірнє підприємство широко відомої компанії «IBM», що випускало персональні комп'ютери.

Очолювала підприємство високоерудованою китаянка середніх років, що отримала спеціальну освіту в одному з університетів США. Аналогічну підготовку мали і її заступники: з виробництва, експлуатаційного забезпечення, продажу та по роботі з персоналом. Фірма розміщувалася в трьох власних дванадцятиповерховий будинках, побудованих на невеликій ділянці землі.

Мене особливо вразили два моменти в роботі керівництва підприємства. У першій половині дня кожен керівник працював у кабінеті за власним планом, і ніхто з працівників заводу, не смів без виклику з'явитися на поверсі керівництва. У другій половині дня кожен керівник відвідував підлеглі йому служби заводу, контролюючи виконувану ними роботу, але не вирішуючи за них питання, як це часто буває в Росії.

При такій системі щоденного контролю кожен керівник достеменно знав стан справ на підприємстві, сильні і слабкі сторони служб, а також вимагають розшивки «вузькі» місця. Отримана інформація служила хорошою базою для щотижневих засідань Ради директорів, які проходили конкретно і динамічно. Співробітники були привчені до постійного контролю і сприймали його, як належне, роблячи все необхідне, щоб не втратити роботу.

Ігнорування систематичного контролю вибиває дієвий важіль управління компанією з рук її керівництва. Повторне введення його в дію набагато важче, ніж встановити необхідний порядок спочатку.

Враховуйте особливості роботи менеджерів на кожному рівні компанії

В останні роки набуло широкого поширення і увійшло в повсякденний побут у Росії іноземне слово «менеджер». В англійській мові воно означає: начальник (при збутових функціях), головний тренер (у спортивних структурах), керівник співробітників (в структурах по роботі з персоналом), завідувач секцією або магазином (в торгівлі), керуючий фірмою або її функціональним підрозділом (у бізнесі ). У російської дійсності це слово скоріше означає керівник, так як його застосовують для позначення посади особи, наділеного правом приймати рішення. Щоправда рівні компетенції менеджерів різні і тому їм дозволяється приймати рішення певною мірою відповідальності.

Кожна галузь підприємницької діяльності має певну специфіку роботи, але з позицій бізнесу можна всіх менеджерів розділити на три характерні групи:

1. менеджери по роботі з клієнтами;

2. менеджери по керівництву персоналом компанії;

3. топ-менеджери

Основні функції менеджерів першої групи в різних фірмах розрізняються з точки зору технології і визначаються виробленої компанією продукцією (товари, роботи, послуги), проте для всіх менеджерів цієї групи характерна одна загальна особливість: вони повинні вміти працювати з клієнтом (наприклад, слухати, розмовляти, пояснювати, міркувати, переконувати, співчувати, рекомендувати тощо).

Основні функції менеджерів другої групи в різних фірмах також розрізняють з точки зору технології і визначаються, як організаційною структурою компанії, так і освітнім (професійним) рівнем персоналу (наприклад, сезонні робітники, кваліфіковані монтажники, продавці, службовці, відомі журналісти, популярні артисти, художники , дизайнери, візажисти, стилісти та інші). Однак для всіх менеджерів цієї групи характерна одна загальна особливість: вони повинні вміти працювати з персоналом (наприклад, ефективно підбирати необхідних фахівців, визначати ділові і загальнолюдські якості кандидата, оцінювати результати роботи співробітника і відповідно пропонувати його переміщення по службових сходах, об'єктивно рекомендувати призначення на керівні посаді тощо).

Основна функція менеджерів третьої групи в різних фірмах, що розрізняються технологічної спеціалізацією, формою власності, організаційною структурою, місцем розташування, діловими зв'язками, фінансовими масштабами і т.д., абсолютно однакова і вона найбільш важлива для виживання і процвітання компанії. Менеджери цієї групи зобов'язані займатися побудовою оптимальної організаційно-функціональної структури компанії, що якнайкраще відповідає завданням статутної діяльності фірми і її поточним фінансовим можливостям. Топ-менеджер не повинен займатися поточними справами компанії, це обов'язок менеджерів перших двох груп. Топ-менеджер зобов'язаний так організувати систему роботи компанії, щоб результати функціонування не залежали від присутності або відсутності в офісі відповідного керівника. Топ-менеджер зобов'язаний так делегувати повноваження «особи приймаючої рішення», щоб система не буксувала за відсутності першої особи компанії. Це особливо важливо в моменти виникнення критичних ситуацій.

Роботою компанії керуйте самі

Грамотно розгорнувши власну справу і заробивши пристойні гроші, бізнесмен часто опиняється перед спокусою доручити довіреній особі виконання своїх обов'язків по керівництву фірмою, а самому - вести святкую життя, повне розваг і задоволень. Прийнявши рішення, бізнесмен заспокоює себе тим, що буде систематично контролювати стан справ у своїй організації. Однак життя влаштоване так, що рано чи пізно довірена особа побажає самостійно приймати рішення не тільки за доходами і видатками у процесі роботи фірми, а й за використанням фінансових коштів компанії в особистих інтересах. З цього моменту тільки питання часу, коли довірливий бізнесмен опиниться біля «розбитого корита». Так що краще самому керувати власною справою, не передоручення цього надовго нікому.

Керувати фірмою не означає особисто приймати рішення з усіх питань, для цього є фахівці з напрямків. Головне завдання шефа - уміло підібрати необхідний мінімум людей і грамотно організувати їх роботу з метою забезпечення максимально ефективної діяльності кожного співробітника. Американський інженер Фредерік Тейлор, який зробив багато корисного в галузі наукової організації праці, писав: «Як у будівництві кращим інженером буде той, хто дає найкращу продукцію за найменшою ціною, так ... кращим організатором буде той, хто так зорганізує підвідомчих йому працівників, щоб кожен працював з найбільшою продуктивністю ».

Від керівника залежить, чи буде створена творча атмосфера в організації. Саме це мав на увазі Генрі Форд, коли в 1903 році виголосив: «Якщо у нас взагалі є традиція, то тільки одна: все можна зробити краще, ніж робилось до цього часу». Звичайно, для такого підходу потрібні знання, і до того ж чималі.

Можливості людини обмежуються широтою його знань і вмінням користуватися ними. Оперувати засвоєними принципами, методами, способами, рецептами - це важке мистецтво, яке вимагає вдумливості, обережності, досвіду, витримки, рішучості, відповідальності і почуття міри. Результати визначаються тим, наскільки всім цим володіє будь-який співробітник, а особливо - керівник, який повинен допомагати підлеглим освоювати вищеназване «важке мистецтво».